Una comparativa escrita por un proveedor donde el proveedor gana en todo no la cree nadie, y con razón. Así que empecemos por donde perdemos. Y va sin nombres propios: las categorías duran, los nombres cambian de dueño y de precio cada año.
Si su empresa vive dentro de una suite ofimática, con todo en su nube y su correo, y lo que quiere es que la IA le resuma correos y reuniones, la capa de IA de esa misma suite va a servirle mejor que nosotros y le va a costar menos trabajo ponerla. Y si lo que necesita es que treinta personas editen documentos a la vez con comentarios y menciones, un espacio de trabajo colaborativo hace eso y nosotros no lo hacemos.
Con eso claro, aquí va el resto.
Las tres herramientas hacen cosas distintas
El error más frecuente en estas comparaciones es tratarlas como productos equivalentes con precios distintos. No lo son.
El espacio de trabajo colaborativo con IA es una capa sobre el lugar donde usted escribe. Su fortaleza es que el contenido nace ahí: páginas, bases de datos, wikis. La IA lee lo que su equipo escribió dentro de la plataforma. Fuera de ella no ve nada, salvo lo que conecte a mano.
La suite ofimática con IA es una capa sobre el trabajo que ya ocurre en el correo y el calendario de su empresa. Su fortaleza es el flujo del día: hilos, reuniones y los archivos que viven en esa misma nube. Es imbatible cuando la pregunta es “resume el hilo de correo con este cliente” y no compite en el mismo terreno cuando la pregunta es “qué acordamos en el contrato de 2023”.
La bóveda con agente, que es lo que hacemos nosotros, es un repositorio de conocimiento por empresa con un agente que trabaja dentro de él. Su fortaleza es el material acumulado: contratos, actas, manuales, expedientes, listas de precios, todo lo que ya existe y está disperso. No es un editor colaborativo ni un cliente de correo.
Puesto de otro modo: la suite es fuerte en el flujo, el espacio colaborativo es fuerte en lo que su equipo escribe de cero, y nosotros somos fuertes en lo que su empresa acumuló durante quince años. La distinción entre una capa de IA y un agente que trabaja dentro de los archivos está desarrollada en agentes de IA para empresas.
Dónde gana cada una
El espacio colaborativo gana si su empresa ya trabaja dentro de él, si necesita que varias personas escriban en el mismo documento al mismo tiempo, y si el conocimiento que importa es el que se está creando ahora y no el histórico.
La suite con IA gana si su empresa ya está estandarizada en ella, si el problema principal es el volumen de correo y reuniones, y si tiene un área de sistemas que ya administra esas cuentas. La integración con lo que ya paga es real y no hay que montarla.
Ofivia gana en tres situaciones concretas.
La primera es cuando el conocimiento está en archivos sueltos y no en una plataforma: carpetas compartidas, discos de red, PDF escaneados, correos archivados. Ese es el caso de casi todas las empresas medianas ecuatorianas que hemos visto, y es el caso donde las otras dos exigen migrar primero.
La segunda es cuando los permisos por departamento son un requisito y no una preferencia. Cuando el expediente laboral no lo puede ver operaciones y el margen de compra no lo puede ver bodega, y eso tiene que estar aplicado y no confiado a que nadie busque.
La tercera es cuando alguien de la empresa necesita saber cuánto se está gastando en IA, por quién y en qué. Que es una pregunta que se vuelve urgente el segundo mes.
Portabilidad: la pregunta que casi nadie hace
Esta es la diferencia de fondo y merece su propio apartado, porque no aparece en las tablas comparativas y decide dónde queda su empresa dentro de cinco años.
Pregunta: si mañana deja de pagar, ¿con qué se queda?
Con un espacio colaborativo se queda con una exportación en el formato que ese proveedor decida. Con una suite se queda con sus archivos, que ya eran suyos, y pierde el índice y las conversaciones. Con Ofivia se queda con una carpeta de archivos Markdown estándar con enlaces al estilo wiki y metadatos legibles, más los originales que subió, más un volcado de la base de datos en formato PostgreSQL estándar. Los Markdown se abren en cualquier editor de texto y en Obsidian sin conversión.
No es una promesa de contrato: es una consecuencia del diseño. En Ofivia el disco manda. El índice de búsqueda y el grafo son vistas reconstruibles de esa carpeta. Si se borraran, se regeneran. Si se borrara la carpeta, no.
Esto importa más de lo que parece cuando lo que está guardando es el conocimiento operativo de una empresa que va a durar más que cualquier proveedor de software.
Modelo de precio, que es donde cambia la cuenta
Las tres cobran de manera distinta y para cuarenta personas la diferencia es grande.
Las dos primeras categorías cobran por puesto: cada persona con acceso paga. Para cuarenta personas, con la IA incluida, la cuenta va de trescientos a mil doscientos dólares mensuales según el plan. El problema aparece cuando quiere dar acceso de lectura a veinte personas que solo consultan: cada lector cuesta como un usuario intensivo.
Ofivia cobra por empresa. El plan Básico son 80 dólares al mes y el Pro 150, para toda la compañía y con el trabajo de los agentes del mes incluido. Los lectores no cuestan, y dos empresas con el mismo plan pagan lo mismo tengan quince personas o cincuenta.
Dos cosas que conviene mirar en cualquiera de las tres.
Qué operaciones no se cobran. En Ofivia solo se cobra el trabajo nuevo de sus agentes. La relectura que hace un agente de lo que ya tenía delante para seguir trabajando no se cobra, y tampoco indexar documentos, buscarlos, navegar el grafo, recordar conversaciones pasadas ni hablar entre personas. Eso significa que puede subir quince años de archivo sin que cambie la factura.
Qué pasa si se pasa del plan. Aquí somos precisos porque el mercado no lo es. En Ofivia el trabajo se registra por día, por proceso y por persona, y dentro de la aplicación ve en todo momento qué parte de su plan lleva gastada. Hoy no cortamos el servicio al llegar al tope: sus agentes siguen trabajando, el trabajo de más cuesta el doble que dentro del plan y se cobra en la factura del mes siguiente, y si no llega a 25 dólares no se cobra. Preferimos decirlo así antes que prometer una garantía que el sistema todavía no ejecuta.
Lo que Ofivia no tiene y ellos sí
Para que la comparativa sirva de algo.
No hay edición colaborativa en tiempo real. Dos personas no editan el mismo documento a la vez con el cursor de la otra en pantalla. No está construido.
No hay videollamadas ni llamadas de voz. Hay mensajes directos, grupos y chat por proyecto, y nada más.
No hay integración con las plataformas de las otras dos categorías. Fue una decisión, no un pendiente.
No hay certificaciones. No tenemos ninguna certificación de seguridad emitida por un tercero ni una auditoría externa. Lo que sí tenemos es verificable y se lo podemos enseñar: aislamiento por empresa en cuatro capas independientes, contraseñas con argon2, revocación inmediata de sesiones al cerrar sesión, secretos cifrados que ningún endpoint devuelve y una batería de pruebas dedicada a intentar romper el aislamiento entre empresas que corre en cada cambio. Si su comité de compra exige un certificado, hoy no lo tenemos y decírselo ahora le ahorra dos reuniones.
Cómo decidir en una tarde
Tres preguntas y sale solo.
¿Dónde vive hoy el conocimiento que necesita consultar? Si está dentro de su suite ofimática, quédese con la capa de IA de esa suite. Si está dentro de un espacio colaborativo, con la de ese espacio. Si está en carpetas, discos y correos, ninguna de las dos le sirve sin migrar primero.
¿Los permisos por área son un requisito? Si alguien puede ir preso o pueden multar a la empresa porque una persona vio algo que no debía, necesita permisos aplicados por departamento y auditoría de quién ejecutó qué.
¿Cuántos de sus cuarenta van a usar la IA a diario? Si son cinco, un modelo por puesto le hace pagar treinta y cinco licencias que no se usan. Si son treinta y cinco, la diferencia de precio se estrecha bastante.
Y los precios que salen en este artículo, con las reglas de cobro completas y la lista de lo que no se cobra, están en la página de precios.